Автор:	© Константин Бруль
Дата публикации:	2005

Урок 2: Редактор электронных таблиц Microsoft Excel

<Что такое электронные таблицы

Основные понятия

Электронная таблица - это набор ячеек, составляющих таблицу. Внутри каждой ячейки может находиться либо текстовая информация, либо числовые или какие-нибудь другие данные (например, дата или время), либо формула.

В вычислениях формулы внутри ячейки могут участвовать данные или результаты вычисления формул из других ячеек электронной таблицы. Поэтому, при изменении данных внутри любой из ячеек необходимо пересчитывать все формулы, в вычислении которых принимает участие эта ячейка.

Конечно, ячейка с формулой должна хранить два значения: саму формулу и результат её вычисления.

Где применяются электронные таблицы

Электронные таблицы применяются везде, где встречаются данные в виде таблиц и вычисления над данными, представленными в табличном виде.

Это могут быть всевозможные отчёты, списки сотрудников, товаров, расчёты зарплат, налогов, стоимостей и тому подобное. В виде таблиц можно вести домашние расходы, успеваемость учеников, наблюдения за погодой, котировки валют, словари иностранных слов и так далее, и так далее.

Реализация электронных таблиц в виде программы Microsoft Excel

Одной из реализаций электронных таблиц есть программа Microsoft Excel. Файлы Excel имеют расширение "XLS". В терминологии фирмы Microsoft документы Excel называются книгами.

Каждая книга Excel имеет несколько листов. Один лист книги Excel как раз и представляет собой электронную таблицу, то есть, набор ячеек.

Правда, ячейки одного листа могут использовать для своих вычислений данные из ячеек на других листах, и даже данные из ячеек, находящихся в других книгах Excel. Но мы не будем так глубоко изучать Excel. Рассмотрим только основы организации данных в виде таблиц и простейшие примеры вычислений.

Ячейки таблицы

Адрес ячейки на листе

Слово "Excel" в переводе с английского обозначает "превосходящий" или "наилучший". С другой стороны здесь скрыта игра слов, так как слово "cell" на английском означает "ячейка".

Ячейки нумеруются подобно шахматным клеткам. Сверху вниз строки с ячейками нумеруются цифрами. Строк на листе более 16000. А слева направо столбцы ячеек именуются буквами латинского алфавита. Столбцов ячеек на листе больше 200. Для их именования употребляются сначала одиночные буквы, а затем - комбинации из двух букв.

Адрес ячейки складывается из имени столбца и номера строки, на пересечении которых находится ячейка.

Конечно, на экране всегда видна только небольшая часть листа Excel. Но столбец с номерами строк, находящийся слева от ячеек, и строка с названиями столбцов, расположенная сверху от ячеек, обычно видны всегда. Номера строк и названия столбцов выполнены в виде кнопок. Щёлкая по этим кнопкам мышкой, зрячие выделяют строки или столбцы целиком. А если навести мышку на полоску между этими кнопками, то можно регулировать высоту строк и ширину столбцов. Мы же будем всё это делать при помощи команд из меню Excel.

Как передвигаться между ячейками и внутри ячеек

При запуске Excel, сразу после разворачивания окна программы, Джоз читает нам название открытой книги, имя текущего листа и адрес текущей ячейки, которую выделяет курсор.

Имя книги выводится в верхней строке окна Excel. Точно так же, как имя рабочего файла в окне редакторов "Word" или "Блокнот".

Имена листов расположены в нижней части окна Excel, сразу над статусной строкой. По форме это очень напоминает вкладки диалоговых окон. Зрячие перемещаются между листами книги Excel, щёлкая мышкой по именам листов. Мы же применяем для этого горячие комбинации "Control+PageUp" и "Control+PageDown".

Номер строки и имя столбца ячейки написаны на кнопках, обрамляющих слева и сверху поле с ячейками.

Если Вы запустите Excel, открыв файл с расширением "XLS",активными будут тот лист и та ячейка, которые были активны в момент закрытия книги.

Если Вы запустите Excel из Главного меню или с Рабочего стола, то Excel откроет Вам чистый документ под названием "Книга1", а курсор будет расположен на листе под названием "Лист1" в ячейке "A1".

Сразу после старта Excel курсор как бы парит над ячейками. При нажатии курсорных клавиш по экрану передвигается чёрная рамочка. Границы ячеек нарисованы тонкими чёрными линиями. А рамочка - это утолщённая граница ячейки. Это ещё одна форма системного курсора. При перемещении рамочки Джоз называет имя столбца и номер строки для каждого её нового положения.

Если текущая ячейка пуста, можно сразу приступать к вводу содержимого с клавиатуры. После ввода первого же символа мы попадаем во внутрь ячейки. Завершается ввод содержимого ячейки нажатием "Enter". При этом курсор обычно переходит на одну ячейку вниз. И мы снова получаем возможность перемещаться между ячейками при помощи стрелок и других курсорных клавиш.

Если текущая ячейка не пуста, то вводимый с клавиатуры текст полностью заменит прошлое содержимое ячейки. Это похоже на работу со строками редактирования в диалоговых окнах.

Чтобы получить возможность редактировать содержимое ячейки, нужно нажать "F2". Тогда мы попадём во внутрь ячейки. И курсорные клавиши будут перемещать нас уже между символами и строками внутри ячейки. Нажатие "Enter" завершает процесс редактирования содержимого ячейки и переводит курсор обычно на ячейку снизу.

Внутри ячейки всё происходит, как в текстовом редакторе. И курсор приобретает такую же форму. То есть, становится вертикальной мигающей полоской.

Содержимое ячейки Excel

Ячейка Excel может содержать разнообразную информацию. Мы для простоты рассмотрим только 3 типа данных внутри ячейки: числа, текст и формулы.

При вводе десятичных чисел нужно использовать запятую в качестве разделителя целой и дробной части числа. Точка воспринимается программой Excel как признак даты. После числа можно ставить знак процентов. Числа с процентами могут в дальнейшем участвовать в вычислениях.

Ячейка Excel может содержать очень много текста. Если текст в ячейке расположен в одну строку, то изображение текста ячейки может перекрывать на экране все пустые ячейки справа. Если Вы хотите, чтобы этого не происходило, нужно выдать команду "Автоподбор ширины". Эта команда расположена в меню "Формат", подменю "Столбцы". Ширина столбца станет такой, чтобы тексты внутри ячеек не выходили за их пределы. Таким образом создаются таблицы. После формирования столбца таблицы нужно воспользоваться командой "Автоподбор ширины".

Более тонкие настройки производятся в диалоге "Формат ячейки".

Признаком формулы является знак равенства. За знаком равенства могут следовать обычные арифметические выражения над числами и содержимым других ячеек.

Например, в ячейках "A1", "A2", и "A3" мы храним числа. Тогда формула для вычисления их суммы может выглядеть так: "=A1+A2+A3". И записать эту формулу можно в любую ячейку. Это не обязательно должна быть ячейка "A4".

Адрес ячейки в формуле обязательно нужно набирать латинскими буквами.

Если в вычислениях формулы участвует другая ячейка, содержащая формулу, то в вычислениях второй ячейки не должна участвовать первая ячейка. Иначе произойдёт зацикливание, о чём Вам тут же сообщит Excel. То есть, формулы ячеек не должны ссылаться друг на друга по кругу. Иначе говоря, формулы-дети не должны ссылаться на формулы-родителей.

Если ячейка содержит формулу, то на экране показывается только результат вычисления этой формулы. Джоз прочитает нам этот результат, когда курсор перейдёт к ячейке с формулой.

В верхней части окна Excel, ниже строки меню, есть так называемая "строка формул". Когда курсор выделяет ячейку с формулой, в строке формул показывается текст формулы, в то время как в самой ячейке отображается результат вычисления формулы. Если в выделенной курсором ячейке содержатся просто данные, то содержимое ячейки на экране и строки формул будет одинаковым.

Джоз может прочитать формулу из ячейки по комбинации "Control+F2". Или мы должны войти внутрь ячейки по "F2". Тогда нам откроется текст формулы.

Выделение, удаление и добавление ячеек

Если Вам нужно выделить часть строки или часть столбца Excel, то делается это так. Зажмите "Shift" и нажимайте "Стрелку вправо" или "Стрелку вниз".

Если Вам нужно выделить прямоугольный массив ячеек, то при помощи "Shift" и стрелок произведите сначала горизонтальное выделение, а затем - вертикальное. Или наоборот. После смены направления выделения, ячейки начнут выделяться группами.

Выделенную группу ячеек можно, как обычно, копировать, вырезать и вставлять в другом месте. Можно также очистить содержимое выделенного массива ячеек. Все эти команды находятся как в меню "Правка", так и в контекстном меню.

Новыми понятиями для нас будут удаление и добавление ячеек. С таким мы ещё не сталкивались в других программах.

Удаление ячеек - это не очистка их содержимого. Место удалённых ячеек должны занять соседние ячейки. Поэтому после команды "Удалить" Excel откроет диалог, в котором спросит Вас, какими ячейками заполнять пустоту от удаляемых ячеек. Это могут быть либо ячейки, расположенные справа от удаляемых ячеек, либо ячейки, расположенные снизу от удаляемых ячеек.

Добавление ячеек происходит похожим образом. Вам необходимо выделить столько ячеек, сколько Вы хотите добавить. Выдав команду "Добавить ячейки", Вы затем будете должны ответить в диалоге добавления ячеек, куда сдвигать ячейки из места добавления новых ячеек. А сдвигать их можно либо направо, либо вниз.

Оформление документов Excel

У Excel, как и у Word, большие возможности по форматированию текста. Можно задавать Размер, начертание, цвет символов, выравнивание текста и многое другое. Можно обрамлять снаружи и расчерчивать создаваемые таблицы изнутри различными линиями. Можно делать скрытыми отдельные строки и столбцы. На базе табличных данных Excel умеет рисовать диаграммы и графики. И многое другое.

Excel незаменим в делопроизводстве и бухгалтерии для создания накладных, счетов, платёжных поручений и другого.

Очень удобно в Excel составлять словари иностранных слов. Лёгкость передвижения по столбцам даёт здесь значительное преимущество перед Word.

Встроенные функции

Использование функций

Для облегчения математических, статистических, логических и других расчётов Excel имеет несколько сотен заготовленных формул. Они называются встроенными функциями.

Имена встроенных функций можно вставлять в формулы. При этом в скобках через точку с запятой перечисляются адреса ячеек, над которыми данная функция производит свои вычисления. Встроенные функции часто имеют русские имена, в то время как адреса ячеек необходимо набирать латинскими буквами.

Например, для вычисления суммы данных из ячеек "A1", "A2" и "A3" можно вставить в ячейку "C2" такую формулу: "=сумм(A1;A2;A3)".

Диапазоны ячеек

Прямоугольный массив ячеек называется диапазоном. Диапазон обозначается адресом левой верхней ячейки и адресом правой нижней ячейки, которые разделены между собой двоеточием. В формулы можно подставлять диапазоны ячеек, чтобы не перечислять все входящие в диапазон ячейки.

Например, формулу суммирования трёх ячеек можно переписать так: "=сумм(A1:A3)".

Гораздо грамотней и безопасней применять в формулах диапазоны ячеек. При удалении ячеек Excel пересчитывает все диапазоны, в которые входили эти ячейки. Вы можете это проверить, удалив ячейку "A2" в наших примерах. Формула, в которой перечислялись ячейки суммирования, перестанет работать и будет выдавать ошибку. А формула, в которой суммируемые ячейки были заданы в виде диапазона, будет правильно работать и дальше, потому что при удалении ячейки "A2" Excel скорректирует диапазон, в который входила эта ячейка.

Мастер встроенных функций

Чтобы найти нужную нам встроенную функцию Excel, необходимо войти в меню "Вставка" и активировать пункт "Функция". Раскроется диалог под названием "Мастер функций".

В этом диалоге два окна-списка и несколько кнопок. Для удобства встроенные функции разбиты по категориям. В окне под названием "Категория" находится список категорий функций. А в окне с названием "Функция" представлен в алфавитном порядке список функций, выделенной категории.

Ниже списка функций даётся очень сжатая справка о выделенной функции. Но прочитать эту справку можно только при помощи JAWS-курсора. Если же нажать на кнопку помощи, то откроется новое диалоговое окно с подробной справкой о выделенной функции Excel.

А нажатие кнопки "ОК" активизирует второй шаг мастера функций - ввод входных параметров или аргументов функции. Обычно здесь нужно перечислить адреса ячеек и диапазоны, которые участвуют в вычислениях данной функции. После ввода очередного аргумента нужно нажимать табуляцию. В конце нужно нажать "Enter", чтобы активизировать кнопку "Ок". В диалоге ввода параметров также присутствует справочная информация, доступная только для JAWS-курсора.

После задания входных параметров встроенной функции Excel сформирует текст формулы и поместит его в ту ячейку, где находился курсор при вызове мастера функций.

Читать дальше  Вернуться к оглавлению урока